برنامج المشتريات والموردين ، يعد مجال المشتريات والمبيعات من الأشياء التي تحتوي على الكثير من التفاصيل والتي تتطلب العديد من التقارير، كما يحتاج إلي قدر كبير من الدقة، كما يتطلب من برنامج المشتريات والموردين توفير السهولة والمرونة للمستخدم أثناء التعامل معه، وهذا ما قامت شركة Vaux بتوفيره، لذا تابع معنا هذا المقال لتتعرف على برنامج المشتريات والموردين المميز الذي تقدمه شركة Vaux.
برنامج المشتريات والموردين
هذا البرنامج يعد من أحد البرامج المفيدة خلال عملية تسجيل النشاط اليومي للمبيعات والذي منه حركة البيع وحركة التسويات للمدين والدائن، وكذلك تسجيل مرتجعات المبيعات، وكذلك إمكانية تسجيل طلبات التوريدات وتسجيل العروض الخاصة بالأسعار آليا ليمكن لمالك الشركة أو أي مستخدم لديه صلاحية الوصول للبرنامج الاطلاع على الوضع المالي الخاص بالشركة.
يتيح برنامج المشتريات والموردين فرصة لامثيل لها لإدارة و تسجيل دورات المشتريات التي تتم داخل المؤسسة أو الشركة، وذلك منذ بدء تسجيل طلب الشراء للأصناف، بعد معرفة هل توجد في المخازن أم لا، ثم التقدم بطلب لشراء هذه الأصناف إذا كانت غير متوفرة في جميع مخازن المؤسسة، ثم تقديم أوامر الشراء للمورد المحدد، وبعد ذلك يتم إثبات كل فواتير المشتريات مهما كان نوعها، حيث ان هناك فواتير مشتريات تخص السلع، أو فواتير تخص الخدمات، كما يمكنك ان اقوم بتحميل جميع المشتريات ببعض المصروفات التي قمت بصرفها عليها، ومنها: مصاريف النقل، مصاريف المشال، وهذا يؤثر بشكل مباشر على تكاليف الأصناف التي قمت بشرائها.
ونظام هذا البرنامج يرتبط بشكل مباشر مع نظام الحسابات العامة، و نظام المخازن التابعة للشركة، كما يؤثر في قائمة المدفوعات وغيرها من الخانات الأخرى التي لها علاقة بالمشتريات.
دورة المشتريات في برنامج المشتريات والموردين
1.طلب شراء: وهو عبارة عن طلب شراء للأصناف ولكن يكون داخلي، أي إنه يستخدم كي تطلب أي صنف من الإدارات المختلفة في الشركة.
فيمكنك القيام بطلب صنف يوجد في المخازن، فبإمكانك تحويل طلب الشراء بعدها إلى طلب صرف للأصناف من خلال اختيار طلب صرف من نظام البرنامج، ثم تقوم باختيار المخزن الذي تريد الطلب منه، ومع كل طلب صنف يتم إدخاله للمخازن وليس لخانة المشتريات، وإذا لم يتوفر الصنف الذي في الطلب أو أي جزء من الكمية المدرجة في الطلب، فيسمح البرنامج للمستخدم ان يقوم بتحميل الطلب هذا في عرض أسعار أو في أمر شراء.
2.عروض الأسعار: يمكن تسجيل جميع العروض التي يتم تقديمها من خلال الموردين ثم اختيار السعر المناسب وكذلك فترة توريد مناسبة وأفضل طريقة لسداد سعر تلك المشتريات.
3.أمر الشراء: هذا الأمر يتم إخراجه من قبل البرنامج بشكل آلي بعد ان يتم اختيار الأفضل من بين تلك العروض، وهو العرض الذي يتناسب مع الشركة، ثم ينتظر البرنامج إلى ان يتم التصديق على أمر الشراء حتى يقوم بإرساله عبر البريد الإلكتروني أو طباعته.
برنامج المشتريات والموردين ودورة الإستلام و الفوترة والدفع
- الإستلام المخزني: يكون بعد إجراء عمليات الفحص والإعتماد وتسجيل إذن الإضافة للأصناف.
- تسجيل فواتير الشراء: كما يمكنك القيام بتحميلها بشكل مباشر من أوامر الشراء حتى توفر الوقت والمجهود.
- إضــافة جميع أنواع المصروفات: يتم إضافة المصروفات التي تتعلق بأوراق الشراء، هذا بالإضافة إلى تحديد طريقة توزيع تلك الأوراق بالوسائل المختلفة.
- التأثير على كشوف الحسابات الخاصة بالموردين بشكل لحظي، وذلك عند حفظ فواتير الشراء.
- وضع تاريخ محدد للاستحقاق الخاص بكل فاتورة، وكذلك القيام بمتابعة كل ما يترتب على ذلك بالنسبة للديون.
- القيام بتسجيل مرتجعات المشتريات، وتسجيل الأسباب وراء الرد، وما يتعلق بتلك المرتجعات من تأثير علي الحسابات.
- القيام بعملية ربط بين أوامر الشراء و مستندات الاعتماد، وبين النقود التي يتم دفعها والشيكات.
- قيد الموردين وتقديم تقييم شامل لأدائهم.
- تسجيل جميع البيانات الخاصة بمورد تلك الأصناف، مثل بيانات الملف الضريبي وكذلك السجل التجاري، البيانات التي تسمح بالتواصل مع المورد وكذلك الأشخاص الذين يتعامل معهم.
- القيام بربط المورد مع الدليل الخاص بالاصناف، وذلك عن طريق تسجيل قيد الموردين.
- القيام بإضافة كود خاص بالصنف عند المورد وبالتحديد في دليل الأصناف، بحيث يصبح شكل المستندات الآتي (مستند طلب عرض أسعار، مستند أمر الشراء، مستند فاتورة الشراء) على أن تكون تلك المستندات متوافقة مع المورد.
- هناك إمكانية استخراج تقارير تفيد بكيفية أداء الموردين مثل مدى التزامه بالتوريد ومدى دقتها في الكميات ومواعيد التسليم.
- تقديم وصف تحليلي للمشتريات من الموردين مع الأصناف.
كما يتوفر في برنامج المشتريات والموردين مجموعة من التقارير الهامة
- تقرير مشتريات الاصناف الذي يصدر بشكل شهري.
- تقارير المشتريات و الموردين.
- الخصومات المتاحة على جميع المشتريات.
- تقرير تفصيلي للأصناف.
- تقرير المشتريات من الموردين بشكل شهري.
- تقرير مشتريات الاصناف بشكل شهري.
- تقرير تحليلي ودقيق لمشتريات الموردين مع وضع الأصناف.
- تقرير تفصيلي لسداد الفواتير الخاصة بالمشتريات.
- تقرير بآخر أسعار المشتريات.
- تقرير بميزان المراجعة.
- تقارير كشف الحسابات.
- تقارير بسير الديون.
- تقارير عن الجهات التي تتعامل معها الشركة.
- تقرير بصافي يومية المشتريات.
- تقارير بسجلات المشتريات.
- تقرير يتم تقديم فيه سجل عروض للأسعار.
- تقرير يتضمن الالتزامات المالية الخاصة بالمشتريات.
- تقارير بسجل أوامر الشراء.
- تقارير لمتابعة أوامر الشراء.
- تقارير تتضمن الضرائب الموضوعة على المشتريات.
- تقرير يحتوي على نماذج لضرائب الخصم والاضافة.
نعرض على حضراتكم برنامج المشتريات والموردين، وهو واحد من أقوى البرامج الخاصة بإدارة نظام المشتريات والموردين، والذي يهتم بعمليات جرد المبيعات وكذلك عمليات إدارة المبيعات والمشتريات، وإدارة المخازن، بالإضافة إلى ذلك فإنه يهتم بجميع البيانات التي تخص الموردين.
مجالات آخرى خاصة ببرنامج المشتريات والموردين
يمكن استخدام هذا البرنامج في جميع المحلات التجارية وكذلك الشركات الصغيرة، حيث انه يتيح لك امكانية التعديل في تفاصيله، وكذلك تعديل المعلومات التي تخص مبيعاتك ومشترياتك فى ملف واحد اكسيل، والذي يمكن تشغيله على أي اصدار لبرامج الأوفيس و المايكروسوفت أوفيس، ويمكن استخدامه من قبل أي شركة أيًا كان نشاطها، ويمكن ان يُستخدم في المجالات الآتية:
- محلات الملابس.
- محلات الدهانات.
- محلات العطور ومستحضرات التجميل.
- محلات الأدوات والمستحضرات الطبيه.
- محلات بيع الادوات الصحيه.
- محلات بيع قطع غيار السيارات.
- محلات الاثاث المكتبى.
- محلات بيع الساعات.
- محلات المنسوجات والمفروشات.
- محلات بعد التحف.
- محلات الأدوات المنزلية.
- محلات بيع جميع الاجهزة الالكترونية.
- محلات بيع الاجهزة الرياضية.
- محلات توزيع المنتجات الغذائية.
- محلات بيع المستلزمات الخاصة بالمعامل.
- محلات مستلزمات الميكانيكيا.
- محلات المنظفات.
- محلات بيع تجهيزات المحلات.
- محلات بيع النظارات.
- الشركات المتخصصة في مجال الانترنت.
- محلات بيع السيراميك.
- الصيدليات.
مميزات برنامج المشتريات والموردين
1.يمكن أن يسمح بتسجيل حتى 1000 من الأصناف المختلفة.
2.يعمل البرنامج على مدار ال 366 يوم، والذي يعادل بالتقريب سنة مالية.
3.معرفة الأرصدة الموجودة في المخزن الرئيسي للشركة، أو أي مخزن فرعي آخر في أي لحظة.
4.برنامج يسهل استخدامه، وكذلك فإن جميع الخلايا الموجودة فيه قابلة للتعديل.
- يمكن القيام بتصنيف العملاء الذين يتعاملون من الشركة والقيام بربطهم بالمبيعات.
6.وضع القيم الخاصة بالمشتريات بشكل دقيق حتى تاريخه.
7.وضع قيم للأرصدة الخاصة بالبرنامج في الوقت الحالي، وحتى تاريخه.
